10 stappen om je organisatie weer op orde te krijgen!

1.         Professionalisering / Structuur

Om je bedrijf te laten groeien heb je een goed plan, budget/geld en een goede structuur nodig. Door het doel en de strategie te communiceren kan er pas gestreefd worden naar een gezamenlijk doel. Ieder binnen het bedrijf of de afdeling dient te weten wat zijn of haar rol in deze is. Op deze manier wordt het bedrijf onafhankelijker van de ondernemer gemaakt (“omdat het van hem moet” of “omdat hij dat wil” behoort dan tot het verleden). Als er een gezamenlijk doel is, kunnen er fouten worden gemaakt en collectief worden hersteld.

2.         Communicatie; Intern/Personeel   Delegeren/Tijd

Nummer 1 als grootste knelpunt binnen het MKB, is het personeelsbeleid. Ook mijn ervaring is dat vooral ondernemers het personeel als ‘noodzakelijk’ en zelfs als ‘lastig’ kunnen typeren.

Toch is delegeren en loslaten een groot struikelblok voor ondernemers. Door duidelijke doelen te stellen, deze te bespreken en commitment te creëren wordt de grootste stap genomen, voor werkgever en werknemer. Stimuleer authenticiteit!

En al kan het een langdurig proces zijn, uiteindelijk komt er vertrouwen dat uitgroeit naar ruimte om nieuwe initiatieven te nemen. Een goede leidinggevende houdt direct contact met de collega’s ‘op de werkvloer’ alvorens conclusies te trekken van achter een bureau/mailbox!

3.        Inkoop (dossiers)

Het realiseren van kostenbesparingen is een terugkerende must binnen organisatie. Prijsvergelijk….Een verantwoordelijke(!) die er een uitdaging in plaats van een probleem in ziet en tijd is alles wat er nodig is. Overzicht en een structuur zorgt er voor dat het niet persoongebonden is en het dus wel daadwerkelijk geborgen wordt in de organisatie voor de langere termijn.

Rust voor de ondernemer en in de praktijk minimaal 11% kostenbesparing

4.         Klantgerichtheid; klant centraal

Bijna elk bedrijf pretendeert de organisatie klantgericht te hebben ingevuld, in theorie…. Echter is er in de praktijk niet voor de klant en zorgt er ook niet voor dat degene die een vraag ontvangt, daadwerkelijk de probleemeigenaar wordt. Stap 1 moet altijd zijn om ‘het probleem;  zo snel mogelijk op te lossen voor de klant, stap 2 en stap 3 is pas hoe het heeft kunnen ontstaan en hoe gaan we dat in de toekomst beter doen.

Goed luisteren naar je klant is het belangrijkste, wat is daadwerkelijk zijn vraag en hoe urgent/noodzakelijk is dat eigenlijk? Hij moet direct geholpen worden en de eventuele toegevoegde waarde daadwerkelijk waarderen. In plaats van het gevoel te krijgen niet serieus genomen te worden en allesbehalve een passende oplossing als reactie te krijgen. Even nog los van eventueel te overleggen ‘meerkosten’.

5.         Certificering / Bewaken kwaliteit

Als ondernemer heeft u te maken met wet- en regelgeving die voortdurend in beweging is.

Vaak wordt een certificering gezien als een ‘noodzakelijk kwaad, omdat ‘de klant er naar vraagt’. In de praktijk blijkt het echter zo te werken dat als uw onderneming het initiatief neemt en de regels niet als een probleem ziet, maar juist als een kans dat het spreekwoordelijke mes aan meer kanten snijdt. Voor uw klant, u zelf en zeker ook houvast en trots met zich meebrengt voor uw medewerkers. Bovendien is u bedrijf ‘in control’ als iedereen op de hoogte is van de regels!

6.         Cultuur & Interne Communicatie

Op complete afdelingen zijn reuzenstappen te maken door transparant te zijn. Hoe belangrijk beleid en strategie ook voor een onderneming zijn, mensen en de cultuur bepalen de kwaliteit van de afdeling of organisatie. Een directeur of leidinggevende is hierin bepalend.

En hopen dat medewerkers doen wat jij zegt staat in schril contrast met dat mensen doen wat jij doet! Het zit hem vaak in details. Heeft de verantwoordelijke zelf de vergadering ook goed voorbereid, is hij op tijd en staat hij er constructief in?

Kijk in de spiegel, trek de conclusie en de resultaten nemen een stijgende vorm aan!

Binnen hoeveel afdelingen of complete bedrijven hoor je niet de verwijten dat ‘ik alles zelf moet doen’. Ben duidelijk en open naar de collega’s/medewerkers, stel duidelijke doelen en creëer commitment! In verwijten maken en langs (of zelfs tegen) elkaar in werken gaat zo veel kostbare tijd zitten. Mijn ervaring is dat als je goed luistert en mensen kansen geeft dat wat vroeger ‘problemen’ zouden kunnen worden, worden gezien als uitdagingen! Mensen willen vaak wel, maar hebben een extra zetje nodig. Meetbare afspraken noteren en doorpakken als team.

7.         Discipline & Prioriteiten stellen

De waan van de dag…Mijn uitpuilende emailbox, te weinig werkuren in een dag of die ‘lastige’ klant met al zijn wensen. Stuk-voor-stuk zijn het heerlijke excuses om de discipline te laten varen, zodat zelfs de prioriteiten op het lijstje niet meer afkomen.

Bedenk allereerst dat er altijd levensbedreigende andere zaken op de wereld voorrang hebben en er altijd collega’s, medewerkers of anderen zijn die je kunnen of zelf betaald worden om te helpen…

Ben eerst eerlijk tegen jezelf, stop met de excuses zoeken (en de struisvogel imiteren) en werk zaken af. Durf jezelf kwetsbaar op te stellen, het grootste risico dat je loopt is dat er een sneeuwbaleffect ontstaan… Wie goed doet, goed ontmoet!

8.         Internationalisering

Nationale en Internationale klanten hebben overeenkomsten, maar zeker ook verschillen. Internationaal liggen vaak de groeimogelijkheden en tevens spreiding. Een gedegen voorbereiding om zaken te gaan doen met onze Zuider- of Oosterburen zorgt direct voor een andere aspecten (taal, omgang, etc.). Mooie uitdagingen om kennis uit te wisselen en vermogen op te bouwen!

9.         Marketing

Bij de meeste MKBers is marketing in zowel B2B of B2C ‘het ondergeschoven kindje’. Vaak ontbreekt een heldere strategie en wordt deze niet goed gedocumenteerd. Verlies nooit het contact met de klant/markt, maar incidenteel een zijstapje brengt vaak iets extra’s! Keuzes maken en je er aan conformeren, zodat het begrijpelijk, interessant en uitvoerbaar is. Door de toegenomen digitalisering en de niet meer weg te denken social media een prachtige kans om van je product een merk te maken en zo waarde toe te voegen of om bijvoorbeeld goed in te spelen op jaargetijde, weer of speciale gelegenheid.

10.       Automatisering

Zucht…. Dat kost (steeds meer) geld en vroeger kon alles op een sigarendoosje of bierviltje! Zowel financieel als emotioneel zijn er afwegingen te maken alvorens er een afdeling of bedrijf wel of niet bij gebaat is.

In Europa hebben we kwaliteiten van producten en diensten boven aan ons lijstje staan, primaire processen dus. Secundaire processen komen niet voor niets hier na pas 😉 Toch is een gedegen inventarisatie van de problemen en mogelijkheden al vaak de ‘eye-opener’ om wel daadwerkelijk door te pakken om de toekomst met vertouwen tegemoet te gaan en de te maken  investering zo rendabel mogelijk te laten blijken. Want een daadwerkelijk goede automatiseringsslag biedt direct verlichting, levert een aanzienlijke besparing voor de onderneming en zorgt in ieder geval voor een goede opslag van de documenten (traceerbaarheid).

Inventariseren (goed luisteren voor draagvlak bij de medewerkers!), keuze maken, testen, implementeren en evalueren!